Chez EEG, nous pensons qu’il est important d’être honnête et intègre et de respecter les lois et les
règles. La confiance est très importante pour notre organisation et nous attachons une grande
importance à notre comportement.
Si vous voyez quelque chose qui vous semble anormal, qui vous inquiète ou qui semble enfreindre
nos règles, nous vous demandons de le signaler. Nous voulons que vous puissiez le faire en toute
sécurité, sans craindre d’éventuelles représailles.
Cette politique explique comment signaler des soupçons de conduite répréhensible en toute
confidentialité. Nous y indiquons également ce que vous pouvez attendre de nous après avoir
transmis un signalement et quelle(s) mesure(s) nous prendrons.
Tout le monde peut s’exprimer, aussi bien les collaborateurs que les parties externes (y compris les
clients, les fournisseurs, les sous-traitants, etc.). Notre politique de dénonciation s’applique à toute
personne souhaitant faire part de ses inquiétudes quant à une éventuelle conduite répréhensible au
sein d’EEG.
Nous sommes convaincus que toutes les préoccupations seront signalées en toute bonne foi. Tout
auteur d’un signalement qui n’a pas agi de bonne foi en signalant un problème présumé ou qui ne
respecte pas les dispositions de confidentialité de la présente politique peut perdre les droits et
protections décrits dans la présente politique.
L’auteur du signalement sélectionne le canal souhaité/le plus approprié dans la liste ci-dessous :
A. Si vous soupçonnez une conduite répréhensible, il convient d’abord d’en discuter avec la
personne concernée ou – pour les collaborateurs internes – de la signaler à votre supérieur
hiérarchique.
B. EEG a mis en place le canal de signalement suivant pour tous les sites : meldpunt@eeg.be
Le(s) responsable(s) interne(s) indépendant(s) sera(ont) chargé(s) de la réception et du suivi
et veillera(ont) toujours à ce que l’identité de l’auteur du signalement et de toute tierce
partie nommée soit protégée.
C. Il est conseillé aux personnes souhaitant signaler des infractions de passer de préférence par
le canal de signalement interne. Mais ces personnes peuvent également utiliser directement
un canal de signalement externe pour notifier les infractions aux autorités locales
compétentes. Une « autorité de dénonciation » sera désignée pour servir de canal de
signalement externe. Cette autorité sera habilitée à recevoir les signalements, à fournir un
retour d’information et à assurer le suivi des signalements. Actuellement, le Médiateur
fédéral est responsable de ce canal de signalement externe. Les personnes qui signalent des
infractions au canal de signalement externe sont également protégées contre les représailles.
Elles sont protégées de la même manière que les personnes utilisant le canal de signalement
interne.
D. Le travailleur peut signaler les infractions en les divulguant.
Les canaux de signalement internes et externes permettent de signaler les infractions dans les
domaines suivants :
Lors de la soumission d’un signalement, nous conseillons à l’auteur de fournir autant d’informations
pertinentes que possible. Des informations détaillées sont nécessaires pour évaluer de manière
approfondie le signalement, l’examiner et prendre les mesures appropriées le cas échéant.
Cela inclut :
Une préoccupation signalée ne peut faire l’objet d’un suivi que si elle contient suffisamment
d’informations et s’il existe une possibilité raisonnable d’obtenir davantage d’informations, le cas
échéant. Tous les signalements sont confidentiels. Pendant et après l’enquête, EEG garde toujours
confidentiels les détails des signalements des lanceurs d’alerte, y compris l’identité du lanceur
d’alerte et de toute personne citée dans le signalement. Nous partageons les informations avec un
nombre limité de personnes et ne les divulguons en dehors de ce petit groupe que si nous y sommes
contraints par la loi ou si l’intérêt public est en jeu. Bien entendu, il est important que l’auteur du
signalement lui-même soit discret et ne discute pas du signalement envoyé avec des collègues ou
d’autres personnes.
Si vous avez soumis un signalement de bonne foi, vous ne ferez jamais l’objet de (menaces ou
tentatives de) représailles qui vous causent ou pourraient vous causer un préjudice injustifié en raison
du signalement. EEG interdit les représailles à l’encontre des collaborateurs ou des tiers qui
s’expriment de bonne foi ou qui coopèrent à une ou plusieurs enquêtes. Toute forme de menace ou
de représailles ne sera pas tolérée et pourra donner lieu à des mesures disciplinaires.
EEG s’engage à protéger la confidentialité de toutes les parties prenantes. Nous ferons tout notre
possible pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès et traitement non
autorisés. Toute donnée personnelle obtenue dans le cadre de cette politique sera utilisée
uniquement aux fins expliquées dans le présent document ou pour se conformer à la loi ou à un
intérêt public important.
Les signalements seront conservés de manière sécurisée et confidentielle. Tous les signalements sont
supprimés et conservés conformément aux règles de suppression et de conservation et au cas par
cas.
Nous prenons au sérieux tout signalement d’une éventuelle conduite répréhensible. Nous examinons
chaque cas conformément à nos normes établies afin de garantir une qualité et une réactivité
adéquates.
A. Lorsqu’un collaborateur ou une personne extérieure fait un signalement, il reçoit une notification
indiquant que le signalement a été reçu dans les 7 jours.
B. Le signalement est enregistré dans un fichier Excel confidentiel et sécurisé.
C. Chaque signalement est d’abord évalué pour déterminer si une enquête plus approfondie est
nécessaire. Si tel est le cas, le dossier est confié à l’expert interne approprié au sein d’EEG. Parfois,
des experts externes, tels que des avocats, des comptables ou des auditeurs, peuvent également être
appelés à participer à l’enquête. Techlink peut également fournir des conseils informels et
confidentiels. Toutes les informations sont traitées de manière strictement confidentielle.
D. Si le signalement est fait en interne, son auteur reçoit un retour d’information de la part de la
personne qui reçoit le signalement et en assure le suivi. Si le signalement est fait en externe, le
médiateur fédéral ou l’autorité locale compétente en assure le suivi.
E. Le traitement d’un dossier prend généralement entre un et trois mois. L’auteur du signalement est
ensuite informé du résultat de l’enquête, qu’une conduite répréhensible ait été constatée ou non.
Cependant, nous ne pouvons pas partager tous les détails pour des raisons de confidentialité, de
respect de la vie privée et de droits légaux.