Bij EEG vinden we het belangrijk om eerlijk en integer te zijn en om de wetten en regels te volgen.
Vertrouwen is erg belangrijk voor onze organisatie en we hechten veel belang aan hoe we ons
gedragen.
Als je iets ziet wat niet lijkt te kloppen, iets waar je je zorgen over maakt, of iets wat in strijd lijkt te
zijn met onze regels, vragen we je om dit te melden. We willen dat je dit veilig kan doen, zonder je
zorgen te maken over eventuele represailles.
Deze policy legt uit hoe je vermoedelijk wangedrag in vertrouwen kan. We vermelden hierin ook wat
je van ons kunt verwachten nadat je een melding hebt doorgestuurd en welke actie(s) we zullen
ondernemen.
Iedereen kan zich uitspreken, zowel medewerkers als externe partijen (onder andere klanten,
leveranciers, onderaannemers, enz..). Onze klokkenluiderspolicy geldt voor iedereen die een
bezorgdheid over mogelijk wangedrag binnen EEG wil uiten.
We vertrouwen erop dat alle zorgen ter goeder trouw worden gemeld. Elke melder die niet ter
goeder trouw heeft gehandeld door een vermeende zorg te melden of die de
vertrouwelijkheidsbepalingen in deze policy niet respecteert, kan de rechten en bescherming
verliezen die in deze policy worden omschreven.
De melder kiest uit onderstaande lijst het gewenste/meest gepaste kanaal:
A. Als je wangedrag vermoedt, is het aangewezen om dit eerst met de betrokken persoon te
bespreken of – voor eigen medewerkers – dit aan jouw manager te melden.
B. EEG heeft het volgende meldkanaal opgericht voor alle vestigingen: meldpunt@eeg.be
De interne onafhankelijke verantwoordelijke(n) worden belast met de ontvangst en opvolging
en waarborgen altijd dat de identiteit van de melder en eventueel genoemde derden
beschermd worden.
C. Personen die inbreuken willen melden, raden we aan om bij voorkeur via het intern
meldkanaal te passeren. Maar deze personen kunnen ook onmiddellijk gebruik maken van
een extern meldkanaal om de inbreuken te melden bij de relevante, lokale autoriteiten. Er
zal een “Klokkenluidersautoriteit” worden aangeduid dat optreedt als extern meldingskanaal.
Deze autoriteit zal bevoegd zijn om meldingen te ontvangen, feedback te geven en een
opvolging te bieden voor meldingen. Momenteel is de federale ombudsman
verantwoordelijk voor dat extern meldkanaal. Melders van inbreuken bij het extern
meldkanaal worden ook beschermd tegen represailles. Zij worden op net dezelfde manier
beschermd als personen die van het intern meldkanaal gebruik maken.
D. De werknemer kan de inbreuken melden via openbaarmaking.
Via zowel het interne als externe meldkanaal kunnen inbreuken gemeld worden op volgende
gebieden:
Bij het indienen van een melding raden we de melder aan om zoveel mogelijk relevante informatie te
verstrekken. Gedetailleerde informatie is vereist om de melding grondig te beoordelen, te
onderzoeken, en waar nodig de nodige acties te ondernemen.
Dit omvat:
Een gemelde zorg kan alleen worden opgevolgd als deze voldoende informatie bevat en er een
redelijke mogelijkheid is om waar nodig meer informatie te verkrijgen. Alle meldingen worden
vertrouwelijk gedaan. Tijdens en na het onderzoek houdt EEG de details van de
klokkenluidersmeldingen altijd vertrouwelijk, inclusief de identiteit van de melder en iedereen die in
de melding wordt genoemd. We delen de informatie met een beperkt aantal mensen en maken deze
alleen buiten deze kleine groep bekend als we daartoe wettelijk verplicht zijn of als het algemeen
belang in het gedrang komt. Weliswaar is het belangrijk dat de melder zelf ook discreet is en de
ingediende melding niet met collega’s of anderen bespreekt.
Als je ter goeder trouw een melding hebt ingediend, zal je nooit onderworpen worden aan
(bedreiging of pogingen tot) vergeldingsmaatregelen die je vanwege de melding ongerechtvaardigde
schade toebrengen of kunnen toebrengen. EEG verbiedt vergelding tegen medewerkers of derden die
ter goeder trouw hun stem laten horen of aan onderzoek(en) meewerken. Elke vorm van bedreiging
of vergelding wordt niet getolereerd en kan tot disciplinaire maatregelen leiden.
EEG zet zich in om de privacy van alle betrokkenen te beschermen. We zullen er alles aan doen om
persoonsgegevens tegen onbevoegde toegang en verwerking te beschermen. Alle persoonsgegevens
die met betrekking tot deze policy worden verkregen, worden alleen gebruikt voor de doeleinden die
in dit document worden uitgelegd of om aan de wet of een belangrijk openbaar belang te voldoen.
Meldingen worden veilig en vertrouwelijk opgeslagen. Alle meldingen worden verwijderd en
bewaard volgens de bewaar- en verwijderingsregels en op basis van een beoordeling per geval.
We nemen elke melding van mogelijk wangedrag ernstig. We onderzoeken elke casus in
overeenstemming met onze vastgestelde normen om de juiste kwaliteit en reactiesnelheid te
garanderen.
A. Als een medewerker of extern persoon een melding doet, krijgt diegene binnen 7 dagen een
bericht dat de melding is ontvangen.
B. De melding wordt geregistreerd in een beveiligd & vertrouwelijk Excel-bestand.
C. Elke melding wordt eerst beoordeeld om te kijken of er verder onderzoek nodig is. Als dat zo is,
wordt de zaak toegewezen aan de juiste interne deskundige binnen EEG. Soms kunnen er ook externe
experts zoals advocaten, accountants of auditors worden ingeschakeld om te helpen bij het
onderzoek. Ook Techlink kan informeel en vertrouwelijk advies geven. Alle informatie wordt strikt
vertrouwelijk behandeld.
D. Als de melding intern is gedaan, krijgt de melder feedback van de persoon die de melding ontvangt
en opvolgt. Als de melding extern is gedaan, zal de federale ombudsman of lokale, bevoegde
autoriteit de opvolging verzorgen.
E. Meestal duurt het één tot drie maanden voordat een zaak is afgerond. De melder krijgt dan te
horen wat de uitkomst van het onderzoek is, of er wangedrag is vastgesteld of niet. We kunnen
echter niet alle details delen vanwege vertrouwelijkheid, privacy en wettelijke rechten.